Polityka Prywatności TimePanel

Data ostatniej aktualizacji: 03.07.2026 r.

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych Klientów, Użytkowników oraz osób korzystających z usług oferowanych w ramach ekosystemu TimePanel.

Polityka dotyczy usług:

  • TimePanel Mini,
  • MójPanel,
  • TimePartner / PartnerPanel.

Usługi świadczone są w modelu SaaS za pośrednictwem strony internetowej: https://timepanelmini.com.

2. Role w przetwarzaniu danych

TimePanel Mini

W przypadku korzystania z TimePanel Mini Klient, czyli pracodawca lub podmiot prowadzący ewidencję czasu pracy, jest Administratorem Danych Osobowych swoich pracowników i współpracowników.

Usługodawca pełni rolę Podmiotu Przetwarzającego i przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane zlecenie Klienta, w celu świadczenia usługi.

MójPanel SOLO

W zakresie danych wprowadzanych samodzielnie przez użytkownika korzystającego z MójPanel SOLO, Usługodawca pełni rolę Administratora Danych.

MójPanel Firmowy

W zakresie danych związanych z ewidencją czasu pracy, które pochodzą z TimePanel Mini, Administratorem Danych pozostaje pracodawca.

W zakresie prywatnych notatek, dokumentów i plików przechowywanych przez użytkownika w MójPanel, dane są przetwarzane wyłącznie w celu świadczenia usługi i pozostają prywatną przestrzenią użytkownika.

TimePartner / PartnerPanel

Biuro rachunkowe otrzymuje dostęp wyłącznie do danych udostępnionych przez Klienta korzystającego z TimePanel Mini. Zakres dostępu biura rachunkowego wynika z ustawień dokonanych przez Klienta oraz relacji prawnej pomiędzy Klientem a biurem rachunkowym.

3. Sprzedaż i fakturowanie

Proces zakupu subskrypcji, obsługa płatności oraz wystawianie dokumentów sprzedaży realizowane są przez: Lemon Squeezy, LLC.

Lemon Squeezy jest niezależnym administratorem danych w zakresie niezbędnym do:

  • realizacji płatności,
  • wystawiania dokumentów sprzedaży,
  • rozliczeń podatkowych,
  • realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa.

4. Zakres zbieranych danych

W zależności od wykorzystywanej usługi System może przetwarzać następujące kategorie danych:

Dane identyfikacyjne

  • imię i nazwisko,
  • pseudonim lub nazwa wyświetlana,
  • identyfikator użytkownika,
  • nazwa firmy.

Dane kontaktowe

  • adres e-mail,
  • numer telefonu, jeśli został podany.

Dane autoryzacyjne

  • hasło w formie zabezpieczonej przez mechanizmy Firebase Authentication,
  • numery PIN używane w systemie ewidencji czasu pracy.

Dane o czasie pracy

  • data i godzina rozpoczęcia pracy,
  • data i godzina zakończenia pracy,
  • dane o przerwach,
  • informacje o absencjach,
  • raporty i zestawienia.

Dane przechowywane w MójPanel

  • historia pracy,
  • dokumenty użytkownika,
  • prywatne notatki,
  • prywatne pliki,
  • archiwum użytkownika.

Dane techniczne

  • logi systemowe,
  • informacje o logowaniach,
  • identyfikatory urządzeń i sesji,
  • informacje niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa usługi.

5. Dane, których System standardowo nie gromadzi

System w standardowej wersji nie gromadzi:

  • danych biometrycznych,
  • wizerunku użytkowników,
  • nagrań audio,
  • nagrań wideo,
  • ciągłej geolokalizacji GPS.

System nie prowadzi ciągłego monitorowania lokalizacji użytkowników. Jeżeli w przyszłości dana funkcja lokalizacyjna zostanie udostępniona, będzie wymagała odpowiedniego poinformowania użytkownika oraz działania zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

6. Cele i podstawy przetwarzania danych

Dane przetwarzane są w szczególności w celu:

  • wykonania umowy o świadczenie usług elektronicznych,
  • prowadzenia ewidencji czasu pracy,
  • generowania raportów i zestawień,
  • umożliwienia korzystania z MójPanel,
  • zapewnienia dostępu do TimePartner / PartnerPanel,
  • zapewnienia bezpieczeństwa Systemu,
  • realizacji obowiązków prawnych,
  • rozpatrywania reklamacji,
  • dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

7. Odbiorcy danych

Dane nie są sprzedawane ani udostępniane podmiotom trzecim w celach marketingowych.

Dostęp do danych mogą posiadać wyłącznie:

  • upoważniony personel Klienta,
  • biuro rachunkowe upoważnione przez Klienta,
  • dostawcy infrastruktury technicznej,
  • operator płatności,
  • podmioty świadczące usługi związane z utrzymaniem Systemu,
  • organy publiczne, jeżeli obowiązek udostępnienia danych wynika z przepisów prawa.

8. Podmioty przetwarzające i dostawcy usług

Podmiot Zakres
Google Cloud / Firebase Infrastruktura chmurowa, baza danych, uwierzytelnianie użytkowników, przechowywanie danych oraz obsługa wiadomości systemowych związanych z logowaniem, weryfikacją konta i resetowaniem hasła.
Lemon Squeezy, LLC Obsługa płatności, subskrypcji, dokumentów sprzedaży i rozliczeń podatkowych.
Hostinger International Ltd. Hosting strony internetowej oraz obsługa zwykłej poczty elektronicznej związanej z komunikacją z klientami, w tym wiadomości wysyłanych na adres kontakt@timepanelmini.com.

Wyjaśnienie dotyczące wiadomości e-mail: wiadomości systemowe, takie jak weryfikacja konta, reset hasła i obsługa logowania, są realizowane przez Firebase / Google Cloud. Zwykła korespondencja z klientami, np. kontakt przez adres kontakt@timepanelmini.com, obsługiwana jest przez pocztę Hostinger.

9. Bezpieczeństwo danych

W celu ochrony danych stosowane są odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, w szczególności:

  • szyfrowanie połączeń HTTPS oraz SSL/TLS,
  • zabezpieczenia infrastruktury chmurowej,
  • ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do osób uprawnionych,
  • mechanizmy uwierzytelniania,
  • separacja danych poszczególnych klientów,
  • zabezpieczenie numerów PIN,
  • mechanizmy kopii zapasowych i odtwarzania danych.

10. Okres przechowywania danych

Dane przechowywane są:

  • przez okres trwania aktywnej subskrypcji lub aktywnego konta,
  • przez okres wymagany przepisami prawa,
  • przez okres niezbędny do dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

Po zakończeniu subskrypcji dane mogą być przechowywane przez okres do 30 dni, po czym mogą zostać trwale usunięte, chyba że przepisy prawa wymagają ich dalszego przechowywania.

11. Prawa osób, których dane dotyczą

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo do:

  • dostępu do danych,
  • sprostowania danych,
  • usunięcia danych,
  • ograniczenia przetwarzania,
  • przenoszenia danych,
  • wniesienia sprzeciwu,
  • wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W przypadku danych pracowniczych przetwarzanych w TimePanel Mini prawa te realizowane są co do zasady za pośrednictwem Pracodawcy będącego Administratorem Danych.

12. Pliki cookies

Strona internetowa może wykorzystywać pliki cookies niezbędne do:

  • prawidłowego działania serwisu,
  • utrzymania sesji użytkownika,
  • zapewnienia bezpieczeństwa,
  • prowadzenia anonimowych statystyk.

Jeżeli na stronie zostaną wdrożone narzędzia analityczne lub reklamowe wymagające zgody, będą one stosowane zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz ustawieniami zgód użytkownika.

13. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z korzystaniem z usług dostawców technologicznych dane mogą być przetwarzane także poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takim przypadku stosowane są odpowiednie mechanizmy zabezpieczające przewidziane przez przepisy RODO, w szczególności standardowe klauzule umowne lub inne prawnie dopuszczalne podstawy transferu danych.

14. Zmiany Polityki Prywatności

Usługodawca może aktualizować Politykę Prywatności, w szczególności w przypadku zmian w przepisach prawa, zmian technicznych lub rozwoju usług w ramach ekosystemu TimePanel.

Aktualna wersja Polityki Prywatności jest dostępna na stronie internetowej Usługodawcy.

15. Kontakt

Wszelkie pytania dotyczące ochrony prywatności prosimy kierować na:

  • E-mail: kontakt@timepanelmini.com
  • Telefon: +48 512 112 759
  • Strona internetowa: https://timepanelmini.com